Dobro knjigovodstvo ne vodi samo evidenciju, ono sprečava greške, optimizuje troškove i omogućava preduzetniku da se fokusira na rast biznisa.
Najčešća greška je biranje najjeftinije opcije bez razumevanja šta je u paketu, kao i poveravanje knjigovodstva neproverenim agencijama koje ne prate zakonske izmene. Upravo tu pravu razliku pravi stručan računovođa.
Danas smo ovde da vam pomognemo da postavite prava pitanja, prepoznate rizične situacije i donesete najbolju moguću odluku.
Razumevanje potreba vaše firme
Pre nego što uopšte počnete da tražite knjigovodstvenu agenciju, ključno je da jasno odredite potrebe i specifičnosti svog poslovanja.
Mnogi preduzetnici ulaze u proces izbora knjigovođe bez definisanih očekivanja, što često vodi ka tome da se izabere knjigovodstvena agencija koja nije idealna za njihov tip posla.
Jasno razumevanje sopstvenih potreba u startu vam štedi vreme, novac i potencijalne probleme u budućnosti.
Preduzetnik (paušalni ili ne), mikro DOO, mali biznis ili brzorastuća kompanija imaju potpuno različite obaveze i nivoe kompleksnosti.
Paušalci uglavnom imaju jednostavnije administrativne procese, dok DOO firme zahtevaju detaljnije vođenje poslovnih knjiga, te obračune PDV-a, plata i raznih doprinosa.
Industrija je još jedan faktor koji značajno utiče na tip knjigovodstva koji vam je potreban.
IT firme se susreću sa specifičnim troškovima, ugostiteljski objekti imaju veliki broj fiskalnih računa i karakteristične obračune, dok trgovina i proizvodnja zahtevaju ozbiljno praćenje zaliha, ulaza i izlaza robe, pa i složene obračune troškova.
Razmislite da li vam je potrebno osnovno knjigovodstvo, knjiženje dokumenata, izrada izveštaja, obračun poreza, ili očekujete i dodatnu podršku.
Naprednije firme često traže usluge kao što su poreski konsalting, analiza finansijskih rezultata, planiranje budžeta, upravljanje cash flow-om i izrada finansijskih projekcija. Što je vaš biznis kompleksniji, to je važnije da agencija ima dokazano iskustvo u vašoj industriji.
Kriterijumi izbora knjigovodstvene agencije
Kada jasno razumete šta vam je potrebno, sledeći korak je definisanje kriterijuma po kojima ćete procenjivati agencije.
Loš izbor knjigovođe može dovesti do pogrešnih obračuna, kašnjenja, kazni i ozbiljnih problema u poslovanju, zbog čega izbor treba da bude temeljno razmotren.
Iskustvo i stručnost
Iskustvo agencije često je presudno. Broj godina na tržištu može da bude koristan indikator, ali mnogo važnije je da su radili sa firmama sličnim vašoj.
Agencija koja razume specifičnosti industrije može unapred da predvidi probleme, optimizuje procese i pruža bolju podršku.
Obratite pažnju na:
- iskustvo sa firmama vaše veličine (preduzetnik, DOO, rastući tim…)
- iskustvo u vašoj industriji (IT, ugostiteljstvo, trgovina, e-commerce…)
- primere sličnih klijenata i izazova koje su rešavali
- mogućnost da vam pokažu preporuke ili reference
Ne ustručavajte se da pitate koliko klijenata iz vaše industrije imaju, kakve situacije su rešavali i koje rezultate su postigli to je najpraktičniji način da procenite realnu stručnost.
Sertifikati i zakonska usklađenost
Od 2023. godine knjigovodstvene agencije u Srbiji moraju biti registrovane i sertifikovane.
Proverite da li agencija:
- poseduje zvaničnu registraciju (prema propisima iz 2023.)
- ima sertifikovane knjigovođe (npr. profesionalne licence)
- redovno prati zakonske izmene i pohađa edukacije
- koristi procedure kojima se smanjuje rizik od grešaka
Agencija koja ne prati propise može vas izložiti kaznama, dodatnim porezima i problemima u administraciji.
Usluge koje nude
Savremena knjigovodstva nude mnogo više od pukog knjiženja dokumenata.
Birajte agenciju čije usluge odgovaraju trenutnim i budućim potrebama vašeg poslovanja.
Osnovne usluge obično uključuju:
- vođenje poslovnih knjiga
- obračun poreza, doprinosa i zarada
- pripremu i predaju poreskih prijava
- izradu osnovnih finansijskih izveštaja
Napredne usluge koje mogu biti presudne za rast:
- poresko savetovanje i poreska optimizacija
- analiza finansijskih tokova (cash flow)
- planiranje budžeta i projekcije rasta
- izrada finansijskih modela i scenarija
Dodatne usluge koje olakšavaju poslovanje:
- HR administracija i kadrovska evidencija
- obračun plata i vođenje personalnih dosijea
- administrativna podrška i konsultacije
Agencija koja nudi širok spektar usluga može vam uštedeti mnogo vremena i integrisati više procesa na jednom mestu.
Tehnologija i softver
@denis.vlahov Testiram AI knjigovođu. #biznis #denisvlahov ♬ original sound – Denis Vlahov
Digitalizacija je postala standard, a agencije koje koriste savremene softvere obezbeđuju brže, preciznije i transparentnije vođenje knjiga.
Idealno je da agencija koristi:
- moderne računovodstvene programe (Pantheon, SAP, Minimax, TIM-ERP…)
- automatizovane procese knjiženja i arhiviranja
- digitalnu razmenu dokumenata (Google Drive, Dropbox, online portali)
- elektronsku arhivu i pregled svih vaših dokumenata na jednom mestu
Proverite i kompatibilnost sa vašim sistemima:
- E-računi
- CRM ili ERP koje već koristite
- specifične industrijske alate
Dobra tehnička usklađenost smanjuje broj grešaka, ubrzava komunikaciju i čini saradnju znatno efikasnijom.
Cena knjigovodstvenih usluga
Cena ne bi trebalo da bude prvi kriterijum izbora, ali mora biti jasno definisana i opravdana kvalitetom.
Razumevanje načina naplate pomoći će vam da izbegnete skrivena iznenađenja.
Modeli naplate
Najčešća opcija je fiksni mesečni paket koji pokriva standardne usluge. To je najpraktičniji model jer unapred znate koliko vas knjigovodstvo košta svakog meseca.
Postoje i paušalni paketi uz dodatno plaćanje za specifične radnje (npr. izrada složenih izveštaja).
Skalabilni modeli omogućavaju da cena raste ili pada u zavisnosti od obima posla, što je idealno za firme sa sezonskim poslovanjem.
Plaćanje po satu uglavnom se ne preporučuje jer otežava kontrolu troškova i često rezultira većim računima nego što je očekivano.
Transparentnost troškova
Pre potpisivanja ugovora zahtevajte jasan pregled svih usluga i troškova. Dobra agencija će vam precizno objasniti šta ulazi u osnovnu cenu, šta se naplaćuje dodatno i pod kojim uslovima.
Netransparentne agencije često deluju jeftinije u startu, ali se kasnije ispostavi da svaki dodatni dokument, izveštaj ili konsultacija ima svoju cenu. Uvek tražite pisanu ponudu.
Komunikacija i podrška
Izbor knjigovodstva nije samo tehničko pitanje to je odnos. Dobra komunikacija ključna je za efikasnu saradnju i sprečavanje problema.
Dostupnost
Knjigovođa mora biti dostupan kada vam je potreban. Poreske obaveze, rokovi i iznenadne situacije zahtevaju brz odgovor.
Brzina komunikacije i fleksibilnost u vanrednim okolnostima su pokazatelji profesionalnosti.
Dogovorite unapred koji su kanali komunikacije, e-mail, telefon, WhatsApp, Zoom, i kakva je dinamika odgovora.
Transparentnost i deljenje informacija
Vaša dokumentacija mora biti stalno dostupna. Agencije koje koriste digitalne arhive i panele omogućavaju uvid u sve fakture, izveštaje i poreske prijave bez čekanja.
Redovno izveštavanje (mesečno ili kvartalno) ključno je za praćenje finansijskog zdravlja firme.
Lokacija i način saradnje
Način rada sa knjigovodstvom značajno se promenio u poslednjih nekoliko godina.
Digitalne agencije omogućavaju da radite sa njima iz bilo kog grada, što proširuje izbor i često smanjuje troškove. Online saradnja donosi brzinu, efikasnost i potpunu digitalizaciju procesa.
Ipak, postoji i vrednost lokalnih agencija, posebno ako morate često da predate fizička dokumenta, imate specifične obrasce ili volite lični kontakt sa knjigovođom.
U idealnom slučaju, birajte model saradnje koji najviše odgovara karakteru vašeg poslovanja.
Za kraj
Najbolji izbor knjigovodstvene agencije je ona koja razume specifičnosti vašeg biznisa, pruža pouzdanu podršku, koristi savremenu tehnologiju i transparentno komunicira troškove.
Ne birajte najjeftiniju opciju birajte najprikladniju.
Dobar knjigovođa nije samo trošak, već partner koji čuva vaše vreme, novac i sigurnost poslovanja.